Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez VINCI Facilities Polska Sp. z o.o. w związku z współpracą z Partnerami Biznesowymi

Realizując wymogi Rozporządzenia UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” oraz w trosce o zapewnienie przejrzystości zasad przetwarzania Państwa danych poniżej przedstawiamy informacje o tym jak VINCI Facilities Polska Sp. z o.o. (adres siedziby: ul. Domaniewska 32,       02-672, Warszawa) przetwarza dane osobowe:

a) Partnerów Biznesowych (dostawców, usługodawców, wykonawców itp.), w tym potencjalnych Partnerów Biznesowych, prowadzących działalność gospodarczą jako osoby fizyczne (indywidualnych przedsiębiorców), którzy zawierają umowy z VINCI Facilities Polska Sp. z o.o. lub którym są przez nie przedstawiane propozycje współpracy,

b) osób fizycznych reprezentujących Partnerów Biznesowych VINCI Facilities Polska Sp. z o.o. (niezależnie od tego czy Partner Biznesowy jest osobą fizyczną czy prawną), w tym w tym ich pełnomocników oraz pracowników i współpracowników odpowiedzialnych za kontakt w sprawach dotyczących umowy, jej realizację lub nadzór nad jej wykonaniem,

c) wspólników Partnera Biznesowego VINCI Facilities Polska Sp. z o.o. i osób fizycznych pełniących u niego funkcje członków organów.

Prosimy Partnerów Biznesowych o uważne zapoznanie się z poniższą informacją oraz przekazanie jej wszystkim zainteresowanym osobom, w szczególności swoim przedstawicielom którzy będą ich reprezentowali w kontaktach z VINCI Facilities Polska Sp. z o.o. 

 

1. Administrator

Administratorem w odniesieniu do danych osobowych gromadzonych w związku z podejmowaniem współpracy z Partnerami Biznesowymi (dalej jako „Dane Osobowe”) jest VINCI Facilities Polska Sp. z o.o. (dalej jako „Administrator”). Szczegółowe zasady przetwarzania w/w Danych Osobowych przez VINCI Facilities Polska Sp. z o.o. zostały przedstawione poniżej.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania Danych Osobowych

Dane Osobowe będą przetwarzane przez Administratora w następujących celach:

1)  W przypadku Partnerów Biznesowych:

a) dokonywanie weryfikacji i oceny Partnera Biznesowego w celu podjęcia decyzji o współpracy, cele kontaktowe – co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora  (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), 

b) realizacja umowy zawartej z Partnerem Biznesowym, w tym jej obsługa, monitorowanie prawidłowości wykonania oraz rozliczenie (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

c) prowadzenie dokumentacji księgowo-rachunkowej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),4

d) przedstawianie nowych ofert współpracy – co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora  (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

e) prowadzenie ewentualnych sporów i dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej – co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora  (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

2)  W przypadku osób reprezentujących Partnerów Biznesowych:

a) realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który w tym przypadku przejawia się w następujących celach przetwarzania: 

      • przygotowanie umowy i weryfikacja osób uprawnionych do reprezentowania Partnera Biznesowego,
      • kontakt w sprawach związanych z negocjacją, podpisaniem i realizacją umowy lub przedstawianiem nowych ofert współpracy,
      • cele administracyjne, w tym organizacja współpracy i nadzór nad wykonywaniem usług lub innych zobowiązań na podstawie umowy,
      • cele dowodowe związane z wykonaniem umowy,
      • dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej;

b) wywiązanie się z obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, w szczególności w sytuacji, gdy Dane Osobowe stanowią element dokumentacji księgowej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

3)  W przypadku osób fizycznych pełniących funkcje członków organów i dane wspólników Partnera Biznesowego przetwarzanie danych odbywa się w ramach realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który przejawia się w następujących celach przetwarzania: 

a) przygotowanie umowy i weryfikacja Partnera Biznesowego i osób uprawnionych do jego reprezentowania,
b) kontakt w sprawach związanych z negocjacją, podpisaniem i realizacją umowy,
c) administrowanie umowami zawieranymi z Partnerami Biznesowymi,
d) ustalenie dochodzenie roszczeń związanych ze współpracą z Partnerami Biznesowymi.

4)  W przypadku, gdy Partner jest lub będzie naszym podwykonawcą w związku z realizowaną usługą dla naszego klienta, oferta partnera, która może zawierać dane osobowe będzie udostępniana klientowi w związku z przetargiem lub analizą ofert. Podstawą prawną udostępnienia danych jest nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest konieczność akceptacji podwykonawcy przez naszego klienta (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Konieczność przekazania oferty Partnera może również wynikać z przepisów związanych z przetargami publicznymi (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

3. Kategorie przetwarzanych Danych Osobowych

W celach wskazanych w pkt 2 Administrator może przetwarzać następujące kategorie Danych Osobowych:

a) w przypadku członków organów spółki Partnera Biznesowego: dane ujawnione w KRS, w szczególności imiona, nazwisko, numer PESEL, pełniona funkcja;

b) w przypadku wspólników Partnera Biznesowego: 

      • spółek handlowych: dane ujawnione w KRS, w szczególności imiona, nazwisko, numer PESEL,
      • spółki cywilnej: imię, nazwisko numer PESEL, adres zamieszkania wspólników, nazwa spółki, adres siedziby, NIP, REGON;

c) w przypadku Partnerów Biznesowych prowadzących działalność gospodarczą jako osoby fizyczne:

      • dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, adres zamieszkania, seria i nr dowodu osobistego, nazwa, adres prowadzenia działalności, NIP, REGON, 
      • dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail, numer faksu, adres do korespondencji,
      • dane bankowe Partnera Biznesowego: numer rachunku bankowego i nazwa banku Partnera Biznesowego,
      • dane dotyczące formalno-prawnej i finansowej sytuacji Partnera Biznesowego;

d) w przypadku pełnomocników Partnera Biznesowego:

      • dane identyfikacyjne: imiona, nazwisko, PESEL,
      • dane kontaktowe: numer telefonu lub adres e-mail;

e) w przypadku pracowników i współpracowników Partnera Biznesowego:

      • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko,
      • dane służbowe: stanowisko, miejsce pracy,
      • dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail, numer faksu.

4. Zasady gromadzenia Danych Osobowych

Pozyskiwanie danych Partnerów Biznesowych, wspólników i osób pełniących funkcje członków organów
Administrator pozyskując dane od Partnera Biznesowego informuje go o danych, których podanie jest niezbędne dla realizacji umowy. Niepodanie tych danych skutkuje brakiem możliwości zawarcia umowy. Podanie pozostałych danych, co do zasady jest dobrowolne. W celu weryfikacji Partnera Biznesowego, Administrator może pozyskiwać Dane Osobowe takiego Partnera także z zewnętrznych źródeł informacji jak np. publiczne rejestry, biała lista podatników VAT, publicznie dostępne strony internetowe, czy też firmy doradcze (gromadzone w ten sposób informacje obejmują dane rejestrowe oraz dane dotyczące formalno-prawnej i finansowej sytuacji Partnera Biznesowego). Również Dane Osobowe członków organów oraz wspólników Partnera Biznesowego są pozyskiwane z publicznie dostępnych rejestrów np. KRS oraz CEIDG (w formie odpisów, wydruków itp.) lub bezpośrednio od Partnera Biznesowego.

Pozyskiwanie danych osób reprezentujących Partnera Biznesowego
Dane Osobowe osób reprezentujących Partnera Biznesowego są pozyskiwane co do zasady od tego Partnera. Partner Biznesowy jest odpowiedzialny za poinformowanie tych osób o planowanym udostępnieniu ich danych do Administratora oraz o zakresie i powodach tego udostępnienia. Dane Osobowe mogą być pozyskiwane także bezpośrednio od osoby reprezentującej Partnera Biznesowego. Podanie danych osób reprezentujących Partnera Biznesowego jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji umowy. Niepodanie danych może utrudnić lub całkowicie uniemożliwić współpracę z osobą reprezentującą Partnera Biznesowego. W celu zebrania lub weryfikacji danych osób reprezentujących Partnerów Biznesowych Administrator może pozyskiwać Dane Osobowe także z zewnętrznych źródeł informacji jak np. publiczne rejestry, publicznie dostępne strony internetowe.

5. Odbiorcy Danych Osobowych

Dostęp do Danych Osobowych mogą mieć upoważnieni pracownicy Administratora, współpracujące z nim kancelarie prawne, biegli rewidenci, a także operatorzy pocztowi w zakresie niezbędnym do dostarczenia korespondencji Partnerom Biznesowym. Ponadto dostęp do Danych Osobowych mogą mieć podmioty przetwarzające Dane Osobowe w imieniu Administratora, tj. usługodawcy, którym w drodze umowy powierzono przetwarzanie Danych Osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla Administratora, w szczególności podmioty takie jak: dostawcy narzędzi IT, firmy realizujące dla Administratora usługi księgowe, doradztwa podatkowego, firmy consultingowe, firmy świadczące usługi w zakresie drukowania, wysyłki, archiwizacji lub niszczenia dokumentów i ich upoważnieni pracownicy, jednak tylko w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania tych usług – dostęp do Danych Osobowych mają tylko osoby, w przypadku których istnieje uzasadnienie takiego dostępu z uwagi na wykonywane zadania i świadczone usługi. Wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych są zobowiązane do zachowania poufności danych i ich zabezpieczenia przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.

W przypadku współpracy z podwykonawcami dokumenty zawierające ofertę podwykonawcy, w której mogą znajdować się dane osobowe, będą udostępniane naszym klientom, w związku z przetargiem lub analizą ofert.

6. Okres przechowywania Danych Osobowych

Dane Osobowe będą przetwarzane przez Administratora przez okres obowiązywania zawartej z Partnerem Biznesowym umowy, a po jej rozwiązaniu jeszcze przez okres przedawnienia roszczeń. Administrator może jednak zachować dane identyfikacyjne i kontaktowe Partnera Biznesowego, w tym służbowe dane osób kontaktowych, w celu proponowania mu współpracy w przyszłości. W przypadku ewentualnego sporu sądowego Dane Osobowe będą przechowywane co najmniej do ostatecznego zakończenia postępowania w tej sprawie. 

Dane Osobowe osób fizycznych reprezentujących Partnera Biznesowego będą przechowywane co najmniej przez okres współpracy z Partnerem Biznesowym, w szczególności przez cały czas obowiązywania umowy zawartej pomiędzy Administratorem a Partnerem Biznesowym. Ponadto, w sytuacjach gdy będzie to niezbędne dla celów dowodowych Dane Osobowe mogą być przechowywane także do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej lub zakończenia przewidzianego prawem postępowania związanego z w/w umową.

Dla Danych Osobowych, które są przetwarzane w ramach dokumentacji księgowej okres ich przechowywania jest taki sam jak wymagany przepisami prawa okres archiwizacji takiej dokumentacji (5 lat zgodnie z przepisami o rachunkowości).

W przypadku złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych, Administrator zaprzestanie przetwarzania Danych Osobowych w celach objętych sprzeciwem, z wyjątkiem sytuacji gdy przetwarzanie tych danych będzie nadal niezbędne z uwagi istnienie nadrzędnych prawnie uzasadnionych celów przetwarzania, o czym Administrator poinformuje osobę występującą z żądaniem. Jeżeli Administrator otrzyma sprzeciw wobec przetwarzania Danych Osobowych w celu przedstawiania Partnerom Biznesowym nowych ofert współpracy, Administrator nie będzie dłużej przetwarzał Danych Osobowych w tym celu.

7. Prawa osób, których dotyczą Dane Osobowe

Osoba, której Dane Osobowe dotyczą może skorzystać wobec Administratora z następujących praw:

1) prawa do żądania dostępu lub sprostowania swoich Danych Osobowych (zgodnie z art. 15 i 16 RODO),
2) prawa do żądania ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO (osoba, której dane dotyczą może żądać ograniczenia przetwarzania jej Danych Osobowych na okres weryfikacji ich prawidłowości lub do czasu rozpatrzenia jej sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Prawo to przysługuje także w sytuacji gdy jej zdaniem przetwarzanie jej Danych Osobowych jest niezgodnie z prawem, lecz nie chce ona aby dane te zostały od razu usunięte lub w przypadku gdy dane są jej potrzebne dłużej niż zakładał okres przetwarzania z uwagi na kwestie ustalenia lub obrony roszczeń),
3) prawa do żądania usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO („prawo do bycia zapomnianym”),
4) prawa do przeniesienia Danych Osobowych zgodnie z art. 20 RODO, tj. do otrzymania od Administratora swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (przez komputer), a także do żądania ich przekazania do innego administratora danych; Prawo to dotyczy tylko Danych Osobowych Partnerów Biznesowych dostarczonych Administratorowi przez takiego Partnera, które są przetwarzane na podstawie zawartej z nim umowy i mają postać elektroniczną,
5) prawa do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej Danych Osobowych, gdy dane te są przetwarzane przez Administratora w ramach realizacji swoich prawnie uzasadnionych interesów (zgodnie z art. 21 RODO).

Ponadto osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść w skargę na przetwarzanie jej Danych Osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. Punkty kontaktowe

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których te dane dotyczą można kontaktować się z Administratorem na adres email: biuro@vinci-facilities.pl, telefonicznie pod numerem +48 22 56 76 056 lub pisemnie na adres siedziby administratora (ul. Domaniewska 32, 02-672 Warszawa). Administrator danych wyznaczył Inspektora ochrony danych, p. Monikę Cegłowską, z którą można się skontaktować poprzez adres e-mail iod@vinci-facilities.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora. Osoba, która złożyła wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej Danych Osobowych, w ramach korzystania z przysługujących jej praw, może zostać poproszona przez Administratora o odpowiedź na kilka pytań związanych z jej Danymi Osobowymi, które umożliwią  weryfikację jej tożsamości. Administrator może pozostawić w swoich zasobach Dane Osobowe osoby występującej z wnioskiem lub żądaniem w zakresie niezbędnym do udokumentowania, iż ich rozpatrzenie odbyło się zgodnie z przepisami prawa. Dane te będą przetwarzane nie dłużej niż do czasu przedawnienia roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.